Slik kommer du i gang med HMS-arbeidet

Bruk Internkontrollforskriften § 5 som huskeliste i HMS-arbeidet

Mange ledere opplever at HMS-arbeidet er lite håndgripelig, og har utfordring med å vite hvor de skal begynne. Så hvorfor ikke bare starte med Forskrift om systematisk helse-, miljø-, og sikkerhetsarbeid (Internkontrollforskriften) § 5?

Nokså tidlig i arbeidet i bedriftshelsetjeneste, fant jeg ut at Internkontrollforskriften § 5 er en fin huskeliste. Først brukte jeg den bare for meg selv, for at jeg skulle huske på hva jeg måtte snakke med kundene om. Etter hvert forsto jeg at jeg mye heller kunne presentere den som huskeliste også for kundene!

Hvorfor finnes lovverket?

Når jeg snakker med kunder om lovverk, pleier jeg å fokusere på bakgrunnen for at det finnes:

• For å sikre trygge arbeidsplasser, og at ingen skal skade seg eller bli syke av arbeidet.
• For å gi retningslinjer for hva som skal til for å nå målet.
• For å sikre at alle virksomheter etterlever kravene.

Internkontrollen skal ifølge forskriften tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse i det omfang som er nødvendig for å etterleve krav i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.

Slik kickstarter du HMS-arbeidet med Internkontrollforskriften § 5

Start på toppen:

1: Virksomheten skal sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten.

Enhver virksomhet må finne ut hvilket lovverk som gjelder for nettopp sin virksomhet. Arbeidstilsynet har enkel oversikt over disse, og om du er usikker på om det er spesielle krav til nettopp din bransje, anbefaler jeg å kontakte Arbeidstilsynet og spørre dem. Det er derfor de er der.

De viktigste lover og forskrifter som gjelder for de fleste er disse:

• Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven)
• Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften)
• Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning
• Forskrift om utforming og innretning av arbeidsplasser og arbeidslokaler (arbeidsplassforskriften)
• Forskrift om tiltaksverdier og grenseverdier for fysiske og kjemiske faktorer i arbeidsmiljøet samt smitterisikogrupper for biologiske faktorer (forskrift om tiltaks- og grenseverdier)
• Forskrift om utførelse av arbeid, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav (forskrift om utførelse av arbeid)
• Forskrift om konstruksjon, utforming og fremstilling av arbeidsutstyr og kjemikalier (produsentforskriften) 

2: Virksomheten skal sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer.

Kort fortalt skal du som arbeidsgiver påse at arbeidstaker har nødvendig kompetanse til å utføre arbeidet på en trygg og hensiktsmessig måte. Å ha gjennomført en utdannelse betyr ikke at du kan være sikker på at den ansatte er trygg i arbeidsoppgavene din virksomhet gjennomfører. En opplæringsplan for nyansatte, med avkryssing for gjennomført opplæring og gjennomgang av nødvendige instrukser og prosedyrer vil ivareta dette kravet. Paul har skrevet et blogginnlegg om hvorfor opplæring er en viktig del av HMS-arbeidet. 

Husk å sjekke av for nye instrukser og prosedyrer ved endring, samt oppdatering av kompetanse.

3: Virksomheten skal sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes.

Du som leder kan ikke ha oversikt over alt. Arbeidstakerne har ulike erfaringer med seg inn i virksomheten, og kan ha smartere tanker rundt utførelse av oppgaver enn virksomheten har lagt opp til. Husk å ha med arbeidstakere inn i risikovurderingen, for å få med flest mulig relevante punkter – både utløsende årsaker til en uønsket hendelse, men også forslag til tiltak. Det er den med skoene på som kjenner hvor den trykker! Les gjerne her om involvering, bevisstgjøring og ansvar i HMS-arbeidet .

4. Virksomheten skal fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet.

Det bør utformes HMS-mål på starten av året, og disse må være målbare slik at de kan evalueres ved årsslutt. Et mål om «et godt arbeidsmiljø» er for eksempel for abstrakt, og vil ikke kunne evalueres om det er oppnådd eller ikke. , som viser hvordan dere har planlagt å nå målene deres.

5. Virksomheten skal ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt.

Lag et enkelt organisasjonskart, og plott inn hvem som har ansvar for hva.

• Øverste leder er alltid ansvarlig for HMS-arbeidet, men kan delegere oppgavene til andre.
• Verneombud skal velges, og alle ansatte skal vite hvem som har vervet og hvor lenge det varer.
• Er det Arbeidsmiljøutvalg, skal dette dokumenteres og gjøres kjent – både hvem som sitter i det og hvilke saker de behandler.
• Andre sikkerhetsverv kan være aktuelle – husk å dokumentere ansvar.

6. Virksomheten skal kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene.

Her kommer risikovurderingen inn i bildet igjen! Gjennomføring av risikovurdering skal gjøres i samarbeid med arbeidstakere og bedriftshelsetjenesten din (dersom du er tilknyttet en). I tillegg vil en vernerunde avsløre om arbeidsforholdene er som de skal. Jeg synes denne sjekklisten før gjennomføring av vernerunde er fin.

Ved å identifisere både utløsende årsaker til en eventuell uønsket hendelse i tillegg til å sette lys på hvilke risikoreduserende tiltak virksomheten har iverksatt, vil dette både vise om HMSen er tilstrekkelig ivaretatt og om nye tiltak er nødvendig. Ved å bruke risikovurderingen som en del av opplæringen av ansatte, har du i stor grad ivaretatt krav om at ansatte skal være kjent med risiko i eget arbeid, jf AML § 3-2.Særskilte forholdsregler for å ivareta sikkerheten.

7. Virksomheten skal iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhets- lovgivningen.

Det må etableres et system for håndtering av avvik. Ansatte skal vite hvordan de melder fra, og være trygge på at det blir håndtert på en god måte. Kort fortalt betyr avvikshåndtering å:

• finne ut hva som har skjedd,
• hvorfor det skjedde,
• rette opp feil og
• sørge for at det ikke skjer igjen.

Avvikssystemet må være skriftlig!

Du kan lese mer om dette i blogginnlegget. 

8. Virksomheten skal foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt.

Ta med evaluering av internkontroll og HMS-systematikk i HMS-handlingsplanen for året, for å sikre at det blir gjennomført. Gjennomfør gjerne dette samtidig som dere evaluerer HMS-målsetningen ved årsslutt, slik kan dere se om det er noe i systemene som må forbedres for å lettere kunne nå målene.

Internkontrollforskriften § 5 avslutter med å si at:

Internkontrollen skal dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. Dokumentasjon som følger av krav i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen – for eksempel instrukser, tillatelser, kompetansebevis, sertifikater o.l. – skal inngå.

Husk å etablere et godt system for alt som skal dokumenteres. Og gjør det gjerne først som sist, for når du først er i gang, ønsker du gjerne å gjøre det enklest mulig? Det finnes mange aktører som leverer HMS-systemer, så ta en real sjekk på funksjonalitet (om det passer for din bransje).

Trenger du bistand til å komme i gang? Ta gjerne kontakt med Einang Safety for råd og veiledning.

Hilsen fra Silje

Silje er utdannet sykepleier og har jobbet størsteparten av sykepleierkarrieren i akuttmottak. Hun har siden 2016 jobbet i bedriftshelsetjeneste med rådgivning og bistand innen HMS-systematikk og -struktur, tett samarbeid med ledere og vernetjeneste, overordnede risikovurderinger, samt kompetanse på psykososiale og organisatoriske faktorer, sykefraværsoppfølging/-rådgivning, lederveiledning om helsefremmende faktorer på arbeidsplassen, samt koordinering av større og mindre kundeprosjekter. Hun har i tillegg tatt Helserett og fag fra Master i Helsefremmende arbeid med fordypning i arbeidsmiljø og helsefremmende arbeidsplasser. Jobber nå freelance med HMS, og skriver artikler om HMS for Einang Safety.