Sharing is caring. Derfor er avvikssystem og -håndtering en essensiell del av HMS-arbeidet!

Mange virksomheter ser på avvikshåndtering som en skikkelig tidstyv og hodepine.

I tillegg kan ansatte oppleve at det å registrere avvik gir en følelse av å skulle innrømme å ha gjort feil, eller å angi kollegaer for å ha gjort feil. Men leverte avvik er en ressurs for bedriften! Hvordan kan ledere og ansatte sammen skape en kultur hvor avvik blir en suksesshistorie?

Hvorfor skal virksomheten ha et avvikssystem?

Internkontrollforskriften § 5 punkt 7 krever at virksomheten iverksetter rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dette betyr i praksis at arbeidsgiver skal ha et system for at ansatte enkelt skal kunne si fra dersom de opplever at noe ikke er helt som det skal i arbeidsmiljøet. Og grunnen til dét er for å kunne leve opp til formålet med Arbeidsmiljøloven (AML).

Fordeler med å ha et godt fungerende avvikssystem:

• Arbeidstaker kan enkelt melde fra om uønskede hendelser, nestenhendelser eller forhold som kunne ha ført til hendelser.
• Arbeidsgiver får oversikt over forhold i virksomheten som ikke er tilstrekkelig ivaretatt.
• Tiltak kan settes inn tidlig, og man kan forebygge hendelser.
• Ulykker og fravær kan reduseres.
• Faktiske forhold er god informasjon å bruke i risikovurderingen, og det gir et reelt bilde av bedriftens risikoforhold.
• Ansatte opplever å bli hørt.
• Ansatte opplever å medvirke til et fullt forsvarlig og helsefremmende arbeidsmiljø.
• Ansatte opplever ansvarliggjøring på arbeidsplassen.

Kultur for avviksregistrering

Gjennom mine år i bedriftshelsetjenesten, har jeg opplevd et flertall av bedrifter hvor det er vanskelig å få ansatte til å registrere avvik. Det kan ha flere årsaker, men de vanligste er:

• Ansatte opplever det vanskelig å melde fra om at de eller en kollega har gjort noe feil (skam over utført feil, eller følelse av å angi en kollega).
• Bedriften velger å utbedre forhold umiddelbart (som er bra), men glemmer eller velger å ikke dokumentere forholdene.
• Ansatte opplever at å melde avvik ikke fører til endring.
• Ansatte opplever å få kjeft av leder, eller å henges ut i plenum for å ha gjort feil eller å ha meldt fra.
• Arbeidsgiver tar ikke avvik på alvor.
• Arbeidsgiver gir ingen eller negativ tilbakemelding på innmeldte avvik.
• Arbeidsgiver setter ikke inn nye tiltak.
• Det er ikke forståelse for betydningen av avviksmelding og -håndtering i bedriften.

Hvordan du ikke jobber med avvik

Hos en byggmester jeg skulle bistå, snakket vi om avvik og risiko. Daglig leder og verneombud var enige om at de var KJEMPEGODE på HMS, og at de derfor ikke hadde risiko i arbeidet i det hele tatt. Men de visste jo hvor nøye Arbeidstilsynet er på slikt, så et par ganger i året satt de sammen og fant opp avvik til systemet, for å ha noe å vise til i tilfelle tilsyn. Det artige i denne bedriften var at de også hadde en oppfatning av at tømrere burde ha pensjonsalder ved 55 år, fordi da var jo kroppen utslitt etter denne type arbeid. Men at det hang sammen med risiko og at de kunne jobbe mer forebyggende? Åh nei. Ikke hos dem.

Så hvordan bygger man da kultur for å melde avvik?

1. Det første som må til, er kunnskap om risiko i arbeidet. Dette for å forstå hva som faktisk er en hendelse, eller kunne ha ført til en hendelse. For å komme dit, er det nødvendig å jobbe aktivt med risikovurderinger, og dele kunnskapen i denne med alle ansatte.
2. Ansatte bør også være klar over sin medvirkningsplikt, jfr AML §2-3. Ansatte har altså en plikt etter loven å melde fra om forhold som kan føre til fare for liv og helse på arbeidsplassen.
3. I tillegg må det være en forståelse for hvorfor avvik er en del av det systematiske HMS-arbeidet. For hver alvorlige hendelse, kan man se et stort antall nestenhendelser eller småhendelser. Ved å få rapportert om nestenhendelser, kan man på et tidlig tidspunkt sette inn tiltak, og på den måten unngå ulykker eller forhold som kan føre til lengre fravær. Ved å se på hvert innmeldte avvik som omsorg for seg selv og sine kollegaer, kan det være lettere å melde fra uten å få en følelse av å være en «tyster». Sharing is caring, med andre ord. 

4. Til slutt vil jeg nevne fjorårets «buzz-uttrykk», nemlig psykologisk trygghet. Bedriften må ha åpenhet og en positiv innstilling for alle typer tilbakemeldinger, og en forventning om at ansatte melder inn. For å melde avvik, må den ansatte føle seg trygg på at avviket blir tatt imot på en god måte. Arbeidsgiver må ha en grunnleggende takknemlighet for alt som meldes inn, og ta avvik på alvor. I alle tilfeller må den ansatte få tilbakemelding på hva som skjer videre med avviket, om det fører til nye tiltak, eller om det går inn i systemet for å følge opp risiko videre.

Dette skal meldes som avvik

Når det oppstår en hendelse eller nestenhendelse, er det ikke selve hendelsen som skal meldes som avvik. Avviket ligger nemlig i årsaken til hendelsen. Arbeidstilsynet beskriver dette på sin hjemmeside som alle brudd på HMS-lovverket. Dette kan for eksempel være:

• Ansatte mangler eller benytterikke verneutstyr.
• Kjemikalier håndteres eller lagres feil, eller ansatte har ikke nødvendig opplæring i bruk.
• Ansatte som har eksponeringer som utløser lovpålagt helseovervåking følges ikke opp.
• Brudd på bedriftens prosedyrer, instrukser eller rutiner.
• Utløsende årsak til alvorlige hendelser eller ulykker som har ført til personskade, eller skade på utstyr eller ytre miljø.
• Feil på sikkerhetsutstyr som blir oppdaget i tide.
• Og listen er ikke uttømmende!!!

Kort og greit skal alt som kan føre til eller har ført til en uønsket hendelse meldes som avvik, for å kunne sette inn forebyggende tiltak og hindre skade.

Hva gjør du med et innmeldt avvik?

Hør her: Hva du enn gjør – så legg det ikke i en skuff, eller lukk avviket uten å gjøre noe! Alt er bedre enn det! Optimal avvikshåndtering dreier seg om å

1. finne ut hva som har skjedd,
2. hvorfor det skjedde,
3. rette opp feil og
4. sørge for at det ikke skjer igjen.

Det er viktig å involvere den som har meldt inn avviket, og i tillegg vernetjenesten. Etter å ha kartlagt hendelsen, samarbeides det om å utarbeide tiltak for å redusere risiko i fremtiden. Det er også viktig at innmeldt avvik og måten det blir utbedret på, blir delt med andre ansatte som dette kan være aktuelt for. Å bruke innmeldte avvik i internundervisning er en effektiv metode for kompetansedeling!

Avvik er altså en uvurderlig kilde til kunnskap, og mulighet for utbedring av arbeidsmiljøet.

Så kom igjen og bygg en kultur for avviksmelding og -håndtering! Trenger du hjelp til å komme i gang, eller hjelp til å "booste" avvikskulturen og få ansatte eller ledere til å forstå at Sharing is caring? Ta kontakt, så hjelper vi deg!

Silje er utdannet sykepleier og har jobbet størsteparten av sykepleierkarrieren i akuttmottak. Hun har siden 2016 jobbet i bedriftshelsetjeneste med rådgivning og bistand innen HMS-systematikk og -struktur, tett samarbeid med ledere og vernetjeneste, overordnede risikovurderinger, samt kompetanse på psykososiale og organisatoriske faktorer, sykefraværsoppfølging/-rådgivning, lederveiledning om helsefremmende faktorer på arbeidsplassen, samt koordinering av større og mindre kundeprosjekter. Hun har i tillegg tatt Helserett og fag fra Master i Helsefremmende arbeid med fordypning i arbeidsmiljø og helsefremmende arbeidsplasser. Jobber nå freelance med HMS, og skriver artikler om HMS for Einang Safety.