Slik får du reell verdi ut av HMS-opplæring og beredskapsøvelser

Beredskapsøvelser og HMS-opplæring er noe de fleste virksomheter har på agendaen – i hvert fall på papiret. Men hvor ofte gir det faktisk læring? Reell verdi? Gevinster i form av redusert risiko, motiverte medarbeidere og et tryggere arbeidsmiljø?

Altfor ofte gjennomføres øvelser og opplæring etter gammel vane. Det har alltid vært sånn. Men akkurat dét er problemet. Og det er nettopp derfor denne artikkelen utfordrer deg: Hva om du kunne få 4 til 6 ganger tilbake for hver krone du investerer i HMS-opplæring?

Ja, du leste riktig. Da jeg holdt et webinar på vegne av EcoOnline nylig, brukte jeg eksempelet: Hva om du investerer 10 000 kroner i en HMS-opplæring – og det sparer deg for 40-60 000 kroner senere i linja? Disse tallene er ikke tatt ut av løse luften. De er basert på forskning på arbeidsmiljø og sikkerhet. Men, for å kunne vise til slike resultater, så må du faktisk bruke opplæringen til å lære. Og du må bruke øvelsene strategisk.

Avvik som gullgruver – hvis du tør å bruke dem

Har du hørt denne før?

«Vi skriver jo avvik, men det blir aldri gjort noe med det likevel».

Det er ikke bare trist – det er en tapt mulighet. For hvert avvik som skjer – og for hvert avvik som loggføres – ligger det en gullgruve av læring. Hvis dere tør å se på dem, bruke dem og snakke om dem.

Dersom du vil bruke avvik som en mulighet til forbedring, så start med disse to spørsmålene:

1. Hvilke avvik går igjen hos oss?

2. Kan vi bruke dem som grunnlag for øvelser – og gjøre det jevnlig?

Det virker kanskje banalt enkelt. Men, det er i så fall et livsviktig banalt spørsmål.

Når du bruker avvik som læringsgrunnlag, skjer det nemlig noe magisk:

De ansatte ser at det de melder inn blir tatt på alvor. De blir tryggere på at det nytter å si fra – og da tør de (og da "gidder" de) også å si fra neste gang. Ringvirkningene er store. Det handler ikke bare om sikkerhet. Det handler om tillit, kultur og motivasjon.

Fra risikovurdering til handling: Hvorfor øver dere egentlig?

En setning jeg har hørt altfor mange ganger, er denne:

«Vi gjør risikovurderinger fordi vi må, og vi øver slik fordi vi alltid har gjort det sånn».

Det gjør vondt i HMS- og beredskapshjertet mitt å høre slikt. For risikovurderinger er et av de mest verdifulle verktøyene vi har – hvis vi bruker det.

Eksempel: Hva om risikovurderingen sier at de største truslene mot din virksomhet er dataangrep og massefravær? Men dere øver bare på brann, og dere gir de ansatte den påkrevde opplæringen i varme arbeider. Og "that's it". 

I så fall øver dere på det som er enkelt å gjennomføre – ikke det som mest sannsynlig kommer til å ramme dere.

Brannøvelser er viktige (og vi skal ha brannøvelser) – men kanskje det mest kritiske for dere akkurat nå er hvordan dere takler 40 % sykefravær? Eller nedetid på IT-systemene? Øver dere på dét? 

 

Finnes den perfekte øvelsen?

Nei. Å påstå at den perfekte øvelsen finnes, det er rett og slett en stor feit løgn. Og det sier jeg med glimt i øyet – men også med full tyngde.

Det finnes ikke én fasit. For alle virksomheter er ulike. Bransjer, størrelse, erfaring, personell. Noen har drevne ansatte, andre mange nyansatte. Det som gir verdi hos deg, gir kanskje null effekt hos nabobedriften.

Men det finnes noe som passer for alle: øvelsestrappen.

Øvelsestrappen – fra tanke til handling i 7 trinn

Inspirert av boka «Beredskapsøving – og læring», er dette en enkel modell for å strukturere hvordan dere kan utvikle øvelser med stigende kompleksitet og læringsverdi:

1. Kunnskapsinnhenting (webinar, artikkel, foredrag)

Alt starter med innsikt. Kanskje det er denne artikkelen som er den innsikten du ønsker å starte med. Eller et internt møte. Et webinar. Et kurs. Her begynner refleksjonen.

Eksempel: Dere leser en ny prosedyre og diskuterer hva det betyr i praksis.

2. Workshop

Nå snakker vi mer. Kanskje lager dere en framdriftsplan for neste storøvelse. Eller vurderer hvordan prosedyren faktisk fungerer i hverdagen. Poenget? Å skape noe sammen.

3. Tabletop-øvelse

En diskusjonsbasert øvelse hvor dere snakker dere gjennom en tenkt hendelse. Fysisk eller virtuelt.

Eksempler:

• Brann i administrasjonsbygget

• Dataangrep

• Massefravær grunnet sykdom

• Trusler mot de ansatte

Tabletop passer perfekt til å stoppe opp og spørre: «Hvorfor valgte vi dét alternativet?», og «Hva kunne vi gjort annerledes?».

4. Spilløvelse

En mer realistisk versjon av tabletop. Her er rollespill og dynamikk to viktige stikkord.

En deltaker sa en gang: «Dette er jo som å være tilbake i lego-verdenen min på barnerommet! Dette var lærerikt, og dette må vi gjøre igjen!».

Spilløvelser lar dere teste planverk, samarbeid og kommunikasjon. Husk: Det er lov å leke. Og læringen? Den er dyp. Tro meg.

5. Ferdighetstrening

Drill. Rett og slett praktisk øvelse på konkrete ferdigheter.

Eksempler:

• Bruk av hjertestarter

• Håndtering av brannslukningsapparat

• Fysisk håndtering ved vold og trusler

Dette er viktig å ha på plass før man øver i større skala.

6. Funksjonsøvelse

Her trener dere en funksjon – for eksempel evakuering, stabsarbeid, etablering av pårørendesenter. Det må være realistisk. Og relevant.

Eksempel: Du får ikke noe utbytte av å øve på pårørendesenter hvis du ikke vet hvem som har ansvar eller hvordan det faktisk ser ut.

7. Fullskalaøvelse

Alt inkluderes. Hele organisasjonen, samarbeidspartnere, nødetater. Fullt trøkk.

Dette er øvelsens Rolls-Royce – så den må planlegges grundig. Men det gir enestående innsikt i hvordan dere faktisk fungerer når krisen rammer.

Øvelse gjør mester – også i krisehåndtering

Hvordan du og jeg reagerer i en krise handler ikke bare om opplæring – det handler om jevnlig øvelse.

Hva gjør det med deg hvis det skjer en brann eller hjertestans på jobben – og du aldri har deltatt på øvelsene?

Svaret er at det kan sette dype spor – både hos deg og kollegaene dine. Derfor sier jeg alltid:

Øv som et barn. Spill med. Lek. Det kan redde liv.

For vi vet ikke hvordan vi vil reagere når krisen rammer. Det eneste sikre kortet er trening. Repetisjon. Øvelse.

Det dummeste jeg hører? «Hadde det vært reelt, hadde jeg gjort det annerledes.»

Nei, det hadde du mest sannsynlig ikke. For du vet ikke hvordan du reagerer. Det er nettopp derfor vi øver. Derfor trenger vi simulering, lek, feil og refleksjon.

Jeg har selv sagt de ordene. Mer enn én gang. Enten fordi jeg syntes det var «kleint» å spille med – eller fordi jeg ikke skjønte poenget. Men jeg skjønner det nå. Og det håper jeg du gjør også.

To spørsmål som gir deg retning i øvelsesplanen

Før du klikker deg videre til neste oppgave etter å ha lest denne artikkelen: Gi deg selv to minutter og svar på disse spørsmålene:

1. Hvilke øvelser vil gi min arbeidsplass størst verdi i år?

2. Hvilken hendelse fra vår risikovurdering bør vi trene på nå?

Det er ingen fasit – men svarene dine gir en retning. Og retning er første steg mot trygghet.

Trenger du hjelp til å planlegge øvelser?

Da er det ikke bare faglig støtte du trenger – du trenger øvelser som kommuniserer klart, engasjerer de involverte og bygger reell trygghet.

I Einang Safety kombinerer vi dyp erfaring fra beredskap, HMS og kriseledelse – med forståelse for hvordan mennesker reagerer, samarbeider og lærer.

Vi hjelper deg med å koble øvelsene til virkelige risikoer og hendelser i din virksomhet. Her er det ikke "lov" med noe "one size fit all". Akkurat der er vi veldig strenge.

Hva får du når du samarbeider med oss?

Rett øvelse til rett formål
Vi hjelper deg å velge øvelsestype ut fra mål og modenhet – enten det er bordøvelse, fullskala eller praktisk trening. Dette handler ikke om hva andre gjør, men hva din organisasjon trenger for å utvikle seg.

Planlegging og gjennomføring
Vi loser deg gjennom hele prosessen. Du får hjelp til å forankre øvelsen godt, skape trygge rammer og formulere klare mål – slik at både ledelse og ansatte vet hvorfor øvelsen gjennomføres, og hva de skal få ut av den.

Evaluering og læring – gjort riktig
Når øvelser skal evalueres, handler det ikke om å finne syndebukker – men om å finne læringspunkter. Vi skaper rom for å se, forstå og forbedre – sammen. 

Hvorfor bør du ta kontakt nå?

Fordi det ikke er selve øvelsen som avgjør om du er forberedt – men hva den bidrar med i organisasjonen din.

Hos oss handler ikke øvelser om avkrysning, men om å bli forberedt. Akkurat dét er viktig for oss å påpeke.
 

Du får skreddersydde opplegg som:

✔ bygger psykologisk trygghet
✔ utvikler lederskap og kommunikasjon
✔ gir faktisk læring og varige effekter

Så hvis du vil gjøre mer enn å «gjennomføre en øvelse for å få det sjekket av på listen» –
ta kontakt. La oss lage noe sammen, som faktisk gjør deg og kollegaene dine klar for det som kan skje.