I hvilken ende påstarter jeg HMS-arbeidet?

Det er forståelig at det skal være et system for å ivareta HMS, men det er ikke alltid like enkelt å vite hvilken ende du skal begynne i.

Trøst deg med at dersom du gjør et grundig arbeid i starten, og deretter gjennomgår oppgavene systematisk, så vil dette faktisk ikke være blant de 10 største utfordringene du vil påtreffe som leder. Trøst nummer 2 er at også her finnes det mye nyttig informasjon på nettet.

Før du leser videre, vil jeg presisere at noen av dere kanskje kjenner igjen innholdet i denne artikkelen. Og det er ikke så rart. 
Artikkelen er et utdrag fra boken min "Hjelp, jeg har blitt sjef!" – en bok som var ment som en litt utradisjonell håndbok for deg som er leder.

Stemningsbilde av "Hjelp, jeg har blitt sjef!" som jeg fikk tilsendt en søndagsmorgen. Jeg ble så glad av å se de gule merkelappene i boken, og markeringspennen som lå ved. Når boken gjør godt for leseren, da kjenner jeg at det var verdt hver setning jeg tastet inn på datamaskinen min.

Okay, tilbake til det artikkelen omhandler:

Jeg vil vise til Internkontrollforskriftens enkle, brukerrettede veiledning som er tilpasset små organisasjoner og som består av 4 hovedoppgaver for et godt internkontrollsystem:

•  Igangsette

            - Ta initiativ til arbeidet

            - Informere og motivere

            - Sette mål, og beskrive ansvar og myndighet

            - Organisere og planlegge innføringen

• Kartlegge

            - Skaffe oversikt over aktuelle lover og forskrifter for din virksomhet

            - Kartlegge eksisterende rutiner for helse, miljø og sikkerhet

            - Systematisere og oppbevare dokumenter

            - Kartlegge problemområder

•  Planlegge og prioritere tiltak

            - Planlegge og prioritere tiltak

            - Lage handlingsplan for gjennomføringen

•  Følge opp

            - Gjennomføre tiltak

            - Rette opp feil og mangler

            - Gjøre forbedringsarbeidet til en naturlig del av den daglige driften

            - Foreta jevnlig gjennomføring

HMS og internkontroll kan virke både omfattende og komplisert, men når du først setter i gang, gir det en rekke gevinster:

•  Du får god oversikt over virksomheten og de ansattes gjøremål
•  Du står ikke der med skjegget i postkassa når noe har skjedd
•  Du kan identifisere risikoer og forebygge uønskede hendelser
•  De ansatte vil se at du tar deres arbeidsmiljø og sikkerhet på alvor (= tillit)
•  Og her kunne jeg ha fortsett med å vise til utallige andre gevinster, men du skjønner hvor jeg vil hen

Hva innebærer internkontrollen at vi som organisasjon skal gjøre?

Internkontrollforskriftens § 5 omhandler innholdet i HMS-arbeidet, og også krav til dokumentasjon av det systematiske HMS-arbeidet vårt. Det er laget en egen tabell for dette i § 5. For ordens skyld er tabellen lagt ved her for å bidra til at du som leder enklere skal få en oversikt:

Selv om tabellen i Internkontrollforskriften § 5 viser til at det er punkt 4 til 8 som skal dokumenteres, sier teksten at dokumentasjonen minst skal omfatte disse fem leddene (bare sånn at vi har dette på det rene).

Heng denne tabellen opp på kontorveggen din, slik at du har den i synsfeltet ditt når du sitter og arbeider. Jeg tror jeg kan love deg at det vil bidra til at internkontrollsystemet til din organisasjon blir mer levende!

Her følger fire andre artikler om HMS, som jeg har forfattet for EcoOnline. Kanskje du finner enda flere tips der:

• HMS på byggeplassen
• Systematisk HMS-arbeid
• Hva er en HMS-plan/HMS-handlingsplan?
• HMS internkontroll: Hvem, hva og hvor?

Lykke til i HMS-arbeidet! Og du? Husk at om du lurer på noe – eller ønsker en sparringspartner i HMS-arbeidet – så er det bare å ta kontakt med meg på telefon 416 69 188 eller på e-post, [email protected].

Hilsen fra Karine