En liten trøst til deg som er leder når det gjelder internkontroll

Denne artikkelen er er aldri så liten trøst til deg som er leder, og som trenger å få satt i perspektiv hva internkontroll egentlig handler om.

Den følgende teksten er hentet fra kapittelet om internkontroll i den utradisjonelle boken for ledere ved navn "Hjelp, jeg har blitt sjef!! En bok jeg skrev fordi jeg ønsket at jeg selv og mine mellomledere skulle få noen knagger å henge lederoppgavene på. Boken har etter hvert blitt lest av en god del nye (såvel som veletablerte) ledere – fra det første opplaget kom ferskt ut fra trykken for snart 10 år siden.

For å ta det første først

Se positivt på de krav som blir satt til deg som leder; det er de som gjør at du kan utføre oppgavene dine på en tilfredsstillende måte. Dersom du ikke hadde hatt noen krav, kunne du heller ikke utført en fullverdig jobb. Du hadde blitt usystematisk i arbeidet, og det hadde vært meget personavhengig hvem som hadde gjort de ulike nødvendige tiltak.

Hadde det ikke vært lovpålagt at du som leder skulle legge til rette for at arbeidstakeren fikk nytte korrekt verneutstyr for den jobben han var satt til å gjøre, og du heller ville nytte resterende midler på budsjettet til nye PC-skjermer, hadde du etterhvert ikke hatt arbeidstakere til å utføre jobben.

Dersom du ikke ser viktigheten av systematisk internkontroll, fordi du mener trykket bør ligge på å få promotert bedriften din, markedsført klærne du ønsker å levere (hvis du er en klesbutikk), konsentrere deg om å bruke tiden på å jobbe for å levere den beste middagen (hvis du er restauranten som du håper alle besøker det kommende året), for å selge mer osv. osv., så vit følgende:

Det er det motsatte som vil skje!

 

For å ta noen eksempler:

😟 Hvordan kan du uten god internkontroll ha nødvendig oversikt over at du har et problemområde som kalles dårlig renhold?
...som igjen medfører at ved tilsyn av myndighetene så vil du motta pålegg om stans av arbeidet?

😟 Hvordan kan du uten god internkontroll ha nødvendig oversikt over at du har store personalkonflikter på ettermiddagsskiftet, noe som igjen medfører at dine bestproduserende maskinarbeidere bytter beite?

😟 Hvordan kan du uten god internkontroll ha nødvendig oversikt over at det ikke er feil på brannalarmanlegget, noe som igjen medfører at ved brann på nattestid blir brannen varslet så sent at du går konkurs som følge av tap av kundekrets i den tiden det tar å bygge opp igjen virksomheten din?

Her kan eksemplene fortsette i det uendelige. Men jeg tror du tar poenget mitt. I det store bildet er det ikke for omfattende å bygge opp et velfungerende internkontrollsystem.

For ordens skyld:

Jo visst har du et stykke arbeid å gjøre om du skal lage et internkontrollsystem for organisasjonen din, og jo visst har du mange plikter å utføre for å tilfredsstille de lovkrav som er satt til deg som leder.

Men lukk øynene et lite minutt og se for deg hvordan DIN arbeidsplass hadde fungert i lengden uten disse kravene til både leder og medarbeider...

Når det som kan virke overveldende, blir en naturlig del av hverdagen

Å jobbe med internkontroll handler i bunn og grunn om å ta ansvar – for mennesker, for arbeidsmiljøet og for virksomhetens evne til å fungere trygt over tid. Det kan som sagt virke overveldende i starten, men steg for steg blir det en naturlig del av hverdagen. Ikke perfekt, men levende. Ikke ferdig, men i bevegelse.

Du trenger ikke ha alle svarene fra dag én. Akkurat det er noe som jeg ikke kan si for mange ganger. Jeg kunne ikke si det for mange ganger til de jeg møtte på min vei som tilsynspersonell, og jeg kan ikke få sagt det nok ganger til de jeg i dag bistår med internkontrollarbeidet rundt om i vårt langstrakte land.

Det viktigste er å komme i gang, være nysgjerrig og våge å stille de gode spørsmålene: Har vi oversikt? Hva fungerer, og hva kan forbedres? Har vi for vane å lære av det som skjer – og gjøre noe med det?

Internkontroll som et av dine lederverktøy

Internkontroll er ikke bare et krav. Det er et lederverktøy som – brukt riktig – styrker både tilliten, tryggheten og kvaliteten i arbeidet du leder. Så ta et lite skritt i dag. Kanskje er det å skrive ned målene dine, kartlegge en risiko du har sett, eller å ta en prat med teamet. Der starter forbedringen. Der begynner tryggheten å vokse.

Det kan høres flåsete ut, men det er sant:

Ingen kan gjøre alt på en gang. Men alle kan gjøre noe.

Til slutt

Internkontroll er altså mer enn et krav – det er et verktøy for å skape en trygg, ryddig og ansvarlig arbeidsplass. Likevel er det forståelig at det kan føles overveldende å vite hvor man skal starte, hva som må med, og hvordan det hele skal henge sammen i praksis.

I boken «Hjelp, jeg har blitt sjef!» deler jeg ærlige erfaringer og konkrete råd om nettopp slike utfordringer – inkludert hvordan du som leder kan gripe an internkontroll på en måte som gir oversikt, framdrift og trygghet. 

Og dersom du kjenner deg litt alene i prosessen: Du trenger ikke finne ut av alt selv. Kollegaen min, Paul, og jeg bistår gjerne – enten du trenger hjelp til å komme i gang, ønsker struktur på det du allerede har, eller bare trenger å sortere tankene sammen med noen som kjenner både regelverket og hverdagen.

Du har allerede tatt et viktig første steg ved å lese denne artikkelen. Neste steg kan vi ta sammen. Jeg elsker sånt som dette. Og kanskje smitter noe av min entusiasme for internkontroll som et lederverktøy over på deg – hvis du ikke er "helt giret" på internkontroll selv!?