Beredskapsøvelser og læring – nøkkelen til effektiv krisehåndtering

Når uønskede hendelser rammer, er det én ting som virkelig avgjør hvordan vi lykkes med å håndtere situasjonen: vår evne til å respondere raskt, riktig og samlet.

Det hjelper lite med gode beredskapsplaner hvis de forblir dokumenter i en skuff eller på PC-en. Derfor er beredskapsøvelser en helt avgjørende del av virksomheters og etaters beredskapsarbeid.

I denne artikkelen ser vi nærmere på hvorfor øvelser er så viktige, hva vi bør øve på, hvordan ulike typer øvelser fungerer, og hvordan vi sikrer faktisk læring i etterkant. Alt med én målsetning: økt beredskap, bedre samhandling – og tryggere håndtering når det virkelig gjelder.

Hvorfor er beredskapsøvelser så viktige?

Vi øver ikke for å tilfredsstille et krav – vi øver for å være i stand til å redde liv, beskytte verdier og ivareta normal drift i ekstraordinære situasjoner.

Beredskapsøvelser bidrar til:

• å trene på konkrete planer og prosedyrer

• å styrke den mentale og praktiske beredskapen

• å utvikle samspill internt og med eksterne aktører

• å redusere stress og usikkerhet i krisesituasjoner

• å gjøre organisasjonen mer robust og tilpasningsdyktig

I sum handler det om organisasjonens kriseberedskap og håndteringsevne.

 

Øvelse gjør ikke bare mester – øvelse skaper trygghet, presisjon og samarbeid.

Fra plan til praksis: Når beredskapsplaner settes på prøve

En beredskapsplan er i seg selv ikke nok. Når alvoret er et faktum, er det ikke alltid tid til å slå opp i manualen. Det er da det handler om innøvd atferd, forståelse av roller og evnen til å improvisere.

Som kriseledere og beredskapsansvarlige må vi derfor stille oss spørsmålet:

Har vi trent nok til at vi faktisk vet hva vi skal gjøre – sammen?

 

Svaret ligger i øving. Gjennom øvelser får vi testet planene i praksis, avdekket svakheter, og forbedret både beredskap og samarbeid.

Hva bør vi øve på?

En vanlig feil mange gjør, er å tro at store og komplekse øvelser alltid gir mest læring.

Bildet her er brukt for å sette dette på spissen. Vi tror gjerne at vi må leke "Ville Vesten" for å ha en øvelse, men vi trenger ikke å gå helt av skaftet.

Sannheten er at også små og målrettede øvelser kan gi stor effekt – så lenge de er godt planlagt og gjennomført med læring som mål.

Eksempler på fokusområder for øvelser:

• Bruk av beredskapsplan og prosedyrer

• Rolledeling og ansvar i krisehåndtering

• Intern og ekstern kommunikasjon

• Varsling og mobilisering

• Bruk og tilgjengelighet av utstyr

• Mediehåndtering og samspill med presse

• Samhandling med nødetater eller andre aktører

Øvelser bør ta utgangspunkt i:

• Tidligere hendelser og læringspunkter

• ROS-analyser og kjente risikoscenarioer

• Tenkbare "black swan"-hendelser

• Øvelser både på det forventede – og det uventede

Husk: Vi må også øve på det vi håper aldri skjer – nettopp fordi det kan skje.

Sett klare mål for øvelsen

En god øvelse starter alltid med et klart formål. Hva ønsker vi å oppnå? Hva er det viktigste deltakerne skal sitte igjen med?

Det er kanskje ikke det som virker "mest sexy" i forkant av en øvelse, men uten et klart mål gjør vi gjerne ting av gammel vane, eller fordi det er noe som "alle de andre" gjør også. Et eksempel er å øve på kuttskader grunnet bruk av arbeidsverktøy bare fordi vi "alltid har øvd på det". Mens det vi bør øve på er noe helt annet. Enig?

Typiske mål for en beredskapsøvelse:

• Øve på kriseplanen og beslutningsstrukturen

• Avklare ansvar og forbedre rolleforståelse

• Trene på bruk av utstyr og teknologi

• Styrke beredskapsledelsens beslutningskompetanse

• Redusere avvik som går igjen

• Øve kommunikasjon – både internt og eksternt

• Skape erfaringsgrunnlag for videre utvikling

Uten tydelige mål er det vanskelig å evaluere hva man faktisk har lært.

Ulike typer beredskapsøvelser

Det finnes flere typer beredskapsøvelser, og hver av dem har sin styrke og sitt formål. Valget av type øvelse avhenger av hva som skal testes, hvor mye ressurser man har tilgjengelig, og hvem som skal delta. Her har vi valgt oss ut tre typer øvelser som vi ønsker å dele med deg:

1. Tabletop-øvelse

En tabletop-øvelse, eller skrivebordøvelse, er en teoretisk, diskusjonsbasert øvelse hvor deltakerne jobber seg gjennom et scenario ved hjelp av dialog og refleksjon. Det er en effektiv lavterskel-øvelse, som egner seg godt som forberedelse til større øvelser.

Fordeler:

• Lite ressurskrevende

• Gir rom for refleksjon og læring

• Godt egnet for å trene ledelse og kommunikasjon

• Brukervennlig format for både nybegynnere og erfarne

2. Spilløvelse

En spilløvelse er en mer dynamisk øvelse der deltakerne spiller sine faktiske roller i et realistisk scenario, men uten full fysisk innsats. Dette gir innsikt i beslutningsprosesser, rolleforståelse og samspill i sanntid.

Brukes ofte av:

• Kommuneledelse

• Nødetater

• Beredskaps- og kriseledelse

• Operasjonssentraler

3. Fullskalaøvelse

Den mest omfattende typen øvelse.

En fullskalaøvelse involverer hele organisasjonen, og i tillegg ofte eksterne aktører, som nødetatene. Fullskalaøvelser gjennomføres i reelle omgivelser, gjerne med markører, et simulert skadested og mye aktivitet.

Mål:

• Teste hele beredskapsapparatet

• Trene samspill mellom de som håndterer hendelsen på skadestedet, de som leder innsatsen fra et kontor eller et møterom og virksomhetens ledelse (vi kaller gjerne disse tre "nivåene" for henholdsvis taktisk, operasjonelt og strategisk nivå – les mer om disse i neste avsnitt)

• Evaluere logistikk, varsling, innsats og kommunikasjon "under trykk"

Husk: Fullskalaøvelser er ressurskrevende og bør planlegges godt.

Tre nivåer i krisehåndtering: Taktisk, operasjonelt og strategisk

En godt planlagt øvelse tar høyde for ulike beslutningsnivåer i organisasjonen:

• Taktisk nivå: Den operative innsatsen der hendelsen skjer

• Operasjonelt nivå: Koordinerende nivå, ofte kriseledelse eller beredskapsstab

• Strategisk nivå: Øverste ledelse, som har ansvar for overordnet styring og mediehåndtering

Å øve på samspillet mellom nivåene er like viktig som å øve på selve innsatsen.

Fra øvelse til læring: Hvordan sikre gevinst

Øving i seg selv er ikke nok. Refleksjonen og evalueringen i etterkant gir også svært viktig læring og utvikling.

En god evalueringsprosess bør inkludere:

1. Gjennomgang av øvelsen: Hva skjedde faktisk?

2. Vurdering: Hva fungerte? Hva fungerte ikke?

3. Identifisere tiltak: Hva må vi endre eller forbedre?

4. Oppfølging: Endre planer, utstyr, ansvar, rutiner

5. Dokumentasjon: Sikre læring over tid og for nye medarbeidere

Enten dere evaluerer over en kaffekopp eller med detaljerte evalueringsskjemaer: Det viktigste er at erfaringene blir tatt med videre.

Små øvelser – stor effekt

Det er en myte at kun de store øvelsene teller. Erfaring viser at flere små og hyppige øvelser gjennom året ofte gir bedre læring enn én stor.

Små øvelser kan:

• Gjennomføres ofte

• Tilpasses ulike grupper og temaer

• Gradvis bygge opp trygghet og kompetanse

• Gi deltakerne mulighet til å repetere oppgaver mange ganger, for å lære dem grundig

Ikke glem det sosiale aspektet!

En øvelse er også en mulighet til å bygge kultur, samhold og lagånd. Når ansatte øver sammen, styrker det relasjoner og samarbeid på tvers – noe som kommer godt med den dagen krisen plutselig blir en realitet. Og ikke minst så er det avgjørende i tiden etter at krisen har inntruffet – når hverdagen så smått begynner å komme tilbake til oss alle.

Litt flåsete sagt, men: øvelse + pizza = læring + samhold!

Konklusjon: Øvelse gjør faktisk mester

Beredskapsøvelser er ikke bare en del av beredskapsarbeidet – de er selve fundamentet. Gjennom øving bygger vi ferdigheter, trygghet og samspill som gjør oss i stand til å møte det uforutsette med kontroll og kompetanse.

Så neste gang du tenker: “Vi burde kanskje øve...” – gjør det! Enten det er en liten skrivebordsøvelse der bare et fåtall nøkkelpersoner deltar, en spilløvelse med beredskapsgruppen, eller en fullskalaøvelse med hele organisasjonen: Hver øvelse teller. Hver øvelse gir læring.

Ønsker du hjelp til å planlegge, gjennomføre eller evaluere øvelser i din virksomhet? Ta kontakt med oss i Einang Safety – vi har lang erfaring med beredskap, øvelser og kriseledelse for både offentlige og private aktører.